Zásady oznamovatelů

Všichni jednotlivci, kteří mají (nebo měli) pracovní smlouvu se společností DAF, a všichni jednotlivci, kteří jinak vykonávají (nebo vykonávali) práci pro společnost DAF, mohou podat hlášení. Hlášení mohou podat také externí zainteresované strany společnosti DAF, jako jsou dodavatelé, žadatelé, obchodní partneři atd.

Zásadu lze použít k nahlášení podezření na možné protiprávní jednání nebo porušení (mezi)národních zákonů a předpisů v rámci společnosti DAF nebo ze strany společnosti DAF. Příklady:

• (Možné) Trestné činy nebo porušení (mezi)národních zákonů a předpisů;
• Porušení Kodexu chování společnosti PACCAR, standardních zásad společnosti PACCAR, pravidel dodržování předpisů nebo jiných interních zásad společnosti DAF/PACCAR;nebo
• Ohrožení životního prostředí, rizika pro veřejné zdraví, rizika pro osobní bezpečnost nebo rizika pro řádné fungování společnosti v důsledku nesprávného jednání nebo opomenutí.

Pokud máte podezření nebo víte o možném protiprávním jednání a/nebo porušení, můžete to nahlásit své běžné kontaktní osobě DAF. Pokud tento kanál pro podávání zpráv není k dispozici, můžete použít horkou linku PACCAR pro etiku, kde můžete v případě potřeby podat anonymní oznámení. Před podáním hlášení můžete také důvěrně projednat své obavy s ředitelem pro dodržování předpisů. Kontakt lze navázat prostřednictvím našeho Compliance Office pomocí níže uvedeného kontaktního formuláře.

Můžete si také vyžádat informace, rady a podporu týkající se podezření na protiprávní jednání nebo porušení práva Unie (místních a evropských zákonů a předpisů) od úřadu pro oznamovatele nebo jiných úřadů (viz příklady v Nizozemsku v části „Jak můžete podat oznámení“) ve svém zemi (pokud existuje).

Pokud se rozhodnete dodržovat zásady hlášení společnosti DAF, můžete podat písemné nebo ústní hlášení své běžné kontaktní osobě společnosti DAF. V případě potřeby to lze provést i anonymně. Chcete-li podat zcela anonymní oznámení, můžete využít horkou linku PACCAR pro etiku. Více informací o horké lince pro etiku PACCAR lze nalézt na webových stránkách horké linky pro etiku PACCAR v části FAQ.

Při podávání oznámení o podezření na možné protiprávní jednání musí být učiněno v dobré víře a podpořeno, pokud je to možné, relevantními informacemi.

Namísto hlášení prostřednictvím postupu společnosti DAF můžete také podat hlášení přímo příslušnému (externímu) orgánu ohledně podezření na protiprávní jednání nebo porušení práva Unie (místní a evropské zákony a předpisy). Mezi příslušné orgány patří (pro konkrétní zemi, zde nizozemské orgány):

• Úřad pro spotřebitele a trhy (ACM);
• Nizozemský úřad pro finanční trhy (AFM);
• Nizozemský úřad pro ochranu údajů (AP);
• Nizozemská centrální banka (DNB);
• Úřad pro oznamovatele;
• Inspektorát pro zdravotní péči a mládež (IGZ);
• Nizozemský zdravotnický úřad (NZ);
• Úřad pro jadernou bezpečnost a radiační ochranu (ANVS); a
• Organizace a správní orgány nebo jejich části určené obecným správním řádem nebo ministerským nařízením.

Oznamování prostřednictvím postupu společnosti DAF upřednostňujeme, protože umožňuje rychlejší řešení podezření na protiprávní jednání nebo porušení, a pokud je nahlášeno externě, společnost DAF propásne příležitost k internímu vyšetřování.

Jakmile je zpráva přijata, je předána řediteli pro dodržování předpisů. Společnost DAF musí se zprávou zacházet důvěrně. Všichni jednotlivci, kteří se podílejí na zpracování hlášení, nesmí bez výslovného písemného souhlasu oznamovatele prozradit identitu oznamovatele nebo jiných zúčastněných stran a musí s informacemi o hlášení nakládat důvěrně.

Compliance Director, případně jím pověřená osoba, na základě zprávy nejprve posoudí, jaká opatření je třeba podniknout a jaké šetření (v případě potřeby) provést. Compliance Director neprodleně, nejpozději však do sedmi dnů, zašle reportérovi potvrzení o přijetí hlášení. Ředitel pro dodržování předpisů zaregistruje zprávu ve vyhrazeném registru.

Ředitel pro dodržování předpisů zajistí, aby byla zpráva zdokumentována písemně a tuto dokumentaci předloží reportérovi k potvrzení a podpisu. Reportér obdrží kopii této dokumentace.

Ředitel pro dodržování předpisů předloží návrh na šetření Výboru pro integritu co nejdříve po podání zprávy, pokud:

a) Zpráva se nezakládá na rozumných důvodech, popř

b) Předem je jasné, že se zpráva netýká protiprávního jednání, podezření z protiprávního jednání nebo porušení či rizika porušení (mezi)národních zákonů a předpisů.

Pokud se Výbor pro integritu rozhodne neprovádět vyšetřování, ředitel pro dodržování předpisů informuje oznamovatele do dvou týdnů po předložení zprávy. Toto rozhodnutí je odůvodněné.

Pokud se Výbor pro integritu rozhodne provést šetření, ředitel pro dodržování předpisů o tom informuje oznamovatele do dvou týdnů po předložení zprávy.

Pro účely šetření na základě zprávy je ředitel pro dodržování předpisů oprávněn vyžádat si všechny relevantní interní dokumenty a vyslechnout všechny relevantní strany, které považuje za nezbytné pro formulování svého doporučení Výboru pro integritu.

Pokud jsou poskytnuty informace, které musí zůstat důvěrné kvůli své důvěrné povaze, je to oznámeno řediteli pro dodržování předpisů. Ředitel pro dodržování předpisů může najmout odborníky, aby získali potřebné informace.

Náklady s tím spojené jsou před zakázkou předloženy ke schválení Výboru pro integritu.

Co nejdříve po obdržení zprávy zdokumentuje ředitel pro dodržování předpisů svá zjištění ve zprávě o doporučení adresované Výboru pro integritu. Zpráva o doporučení popisuje platnost zprávy a může obsahovat doporučení.

Poradenská zpráva s doporučeními je poskytována Výboru pro integritu v anonymizované podobě, je-li to nutné, k ochraně oznamovatele a v souladu s důvěrnou povahou informací poskytovaných řediteli pro dodržování předpisů.

Nejpozději do tří měsíců od obdržení zprávy ředitel pro dodržování předpisů nebo člen vedení písemně informuje oznamovatele a jakoukoli osobu, které se zpráva týká, o věcném postoji výboru pro integritu ke zprávě. Ve výjimečných případech může být tato lhůta prodloužena. Ředitel Compliance to písemně oznámí reportérovi s odůvodněním.

Reportéři, kteří v dobré víře podají hlášení o provinění, na něž se vztahují tyto zásady, nebudou zastrašováni ani znevýhodněni (zásady bez odvetných opatření) ani nebudou čelit jakýmkoli jiným negativním důsledkům za vyjádření svých obav.

Tato zásada nerespektování platí také pro kohokoli, kdo pomáhá reportérovi a/nebo jakékoli jiné zúčastněné třetí straně. Odveta zahrnuje, ale není omezena na:

• Šikana, ignorování a vyloučení reportéra;
• Vytváření nepodložených nebo nepřiměřených obvinění ohledně výkonu zpravodaje;
• Ukládání skutečných zákazů vyšetřování, mluvení, práce a/nebo kontaktu reportérovi nebo kolegům reportéra, v jakékoli formě nebo znění;
• Zastrašování reportéra vyhrožováním určitými opatřeními nebo chováním, pokud je hlášení sledováno.

Společnost DAF netoleruje žádnou formu zastrašování nebo odplaty a v případě potřeby přijme disciplinární opatření proti příslušným kolegům nebo manažerům. Zásady nerespektování se nevztahují na případy osobních stížností, kritiky politických rozhodnutí nebo výhrad z důvodu svědomí. Zásady nerespektování rovněž neplatí, pokud reportér jedná pro osobní prospěch nebo učiní falešná obvinění, která byla vznesena vědomě, z nesprávných důvodů nebo se zlým úmyslem.

Pokud se reportér domnívá, že je potrestán kvůli své pozici oznamovatele údajných provinění nebo proto, že se účastní vyšetřování po oznámení, doporučuje se, aby to okamžitě oznámil řediteli pro dodržování předpisů, aby společnost DAF mohla přijmout vhodná opatření.

Pokud se ukáže, že se nahlašovatel osobně podílel na údajných protiprávních jednáních, nahlášení nezbavuje ohlašovatele případných opatření ze strany společnosti DAF ani občanské, trestní či právní odpovědnosti. Společnost DAF však vždy vezme v úvahu skutečnost, že reportér dobrovolně a v dobré víře oznámil své podezření na protiprávní jednání v souladu s touto politikou. Společnost DAF bude během vyšetřování dodržovat platné zákony a požadavky na ochranu soukromí a dat, jak je uvedeno v jejím prohlášení o ochraně osobních údajů.