Plán odezvy hlášení

Když nahlásíte (podezření) porušení, obdržíte potvrzení o přijetí. Shrnutí a návrh na zpracování zasílá Výboru pro integritu ředitel pro dodržování předpisů.

To se obvykle provádí do dvou týdnů od obdržení zprávy. Výbor pro bezúhonnost případ posoudí a rozhodne o propuštění nebo vyšetřování. Toto rozhodnutí bude sděleno reportérovi. Pokud je rozhodnuto, že případ bude vyšetřován, je případ přidělen vyšetřovateli. Vyšetřovatel provede prvotní posouzení věrohodnosti, kontextu a (potenciální) závažnosti zprávy.

Je-li nutné vyšetřování, Výbor pro integritu vytvoří vyšetřovací tým. Vyšetřování je vyžadováno vždy, když zpráva:

• obsahuje údajné porušení zákona FCPA nebo jiných platných protikorupčních zákonů;
• obsahuje údajná porušení antimonopolních zákonů;
• zahrnuje vrcholový management PACCAR EU; a/nebo

by jinak mohlo mít velký až masivní dopad na pověst společnosti DAF/PACCAR (dále jen Společnost).

Vyšetřovací tým by měl být nezávislý, a proto by neměl obsahovat přímého kolegu, podřízeného nebo nadřízeného podezřelého nebo reportéra.

Vyšetřovací tým poskytne výboru pro integritu předběžné informace o plánování vyšetřování. Primární úlohou vyšetřovacího týmu je shromažďovat informace a dokumentaci týkající se zprávy (zjišťování skutečností). Je na Výboru pro bezúhonnost, aby zformuloval stanovisko, zda došlo k podezření na porušení.

Po ustavení vyšetřovacího týmu bude účel a rozsah vyšetřování definován v plánu vyšetřování, ideálně do jednoho týdne. V tomto okamžiku a po posouzení důvěryhodnosti a kontextu, ve kterém je jakékoli hlášení podáno, může vyšetřovací tým doporučit výboru pro bezúhonnost, aby zprávu zamítl (např. z důvodu malého nebo žádného důkazu, který by doložil údajné porušení). V takovém případě vyšetřovací tým toto doporučení zdokumentuje a archivuje. Rozhodnutí výboru pro bezúhonnost bude zdůvodněno sdělením reportérovi.

Po naplánování vyšetřování by měly být co nejdříve dokončeny následující kroky:

• Zajištění důkazů
• Vedení pohovorů
• Provádění a ověřování analýz
• Průběžné hlášení stavu Výboru pro integritu

Šetření by mělo být provedeno do 2 měsíců od obdržení hlášení. Za zvláštních okolností může výbor pro bezúhonnost prodloužit dobu vyšetřování, o čemž bude informován reportér.

Nálezy a pozorování musí být řádně zdokumentovány. A závěrečnou zprávu poskytne vyšetřovací tým výboru pro bezúhonnost. Výbor pro integritu by měl omezit distribuci a prezentaci závěrečné zprávy na základě „potřeby vědět“ pouze na oprávněné pracovníky.

Shrnutí zjištění nebo konečný výsledek poskytne reportérovi Výbor pro integritu.
V závislosti na zjištěních vyšetřování radí Výbor pro integritu příslušnému liniovému vedení v případě podezření na porušení předpisů nebo v případě jakéhokoli jiného typu podezření na nesprávné jednání o vhodném postupu, jako jsou, ale nejen:

i. Prohlásit zprávu za nepřípustnou / nepřijmout žádná další opatření.
ii. Provádění disciplinárních opatření, např. písemné varování, povinné školení, suspendování, snížení platu, snížení nebo ukončení pracovního poměru pro dotčené zaměstnance.
Každé takové disciplinární opatření bude náležitě odrážet závažnost pochybení.
iii. Rozvoj dodatečných opatření, jako je školení, posílení vnitřních kontrol, vytvoření dalších politik nebo jiných opatření, která mají za cíl podporovat kulturu integrity a dodržování předpisů.